Hur Du Automatiserar Bokföring och Betalningsflöden Mellan Bokio, Stripe och Inkomstportalen

Hur Du Automatiserar Bokföring och Betalningsflöden Mellan Bokio, Stripe och Inkomstportalen i Ditt Enskilda Företag

Att förenkla administrationen i ett enskilt företag kan spara både tid och resurser. Genom att automatisera processerna mellan Bokio, Stripe och Inkomstportalen (GoHighLevel) kan du fokusera mer på kärnverksamheten. Här är en detaljerad guide för att sätta upp en effektiv, automatiserad lösning.

Vad är Bokio, Stripe och Inkomstportalen?

1. Bokio: En kostnadsfri svensk bokföringstjänst som underlättar redovisning och fakturering.

2. Stripe: En betalningsplattform som hanterar kortbetalningar, prenumerationer och online-transaktioner.

3. Inkomstportalen (GoHighLevel): Ett kundhanteringsverktyg med funktioner för marknadsföring, fakturering och automatisering.

Fördelar med Automatisering

• Minskad administrativ börda.

• Färre manuella fel vid bokföring.

• Tidseffektiv hantering av kundbetalningar.

• En centraliserad arbetsyta (Inkomstportalen).

Steg-för-Steg Guide för Automatisering

1. Automatisera Betalningshantering med Stripe och Inkomstportalen

• Integrera Stripe med Inkomstportalen:

  • Säkerställ att Stripe är korrekt anslutet i GoHighLevel.

  • Automatisera fakturering för prenumerationer och engångsköp.

• Automatiska Kvitton:

  • Aktivera Stripes funktion för att skicka e-kvitton till kunder.

• Hantera Transaktionsdata:

  • Exportera transaktionshistorik från Stripe för vidare bearbetning.

2. Använd Bokio för Bokföring

• Automatisk Transaktionsimport:

  • Om Stripe stöds direkt i Bokio, aktivera kopplingen för att bokföra betalningar automatiskt.

  • Vid behov, exportera transaktioner från Stripe som CSV-filer och importera dem manuellt i Bokio.

• Fakturering och Matchning:

  • Skapa fakturor i Bokio och välj Stripe som betalmetod.

  • Kundbetalningar via Stripe registreras automatiskt i Bokio.

3. Skapa En Komplett Integration med Zapier eller Make

• Zapier:

  • Bygg flöden för att skicka data mellan Stripe, Bokio och Inkomstportalen.

  • Exempel: När en betalning registreras i Stripe, skapa automatiskt en transaktion i Bokio.

• Make (Integromat):

  • Ett flexibelt alternativ för komplexa arbetsflöden till lägre kostnad.

• API-Integration:

  • För mer avancerade behov kan Stripes och Bokios API användas för skräddarsydd automatisering.

4. Optimera För Arbetssätt i Inkomstportalen

• Centralisera Administration:

  • Låt Stripe hantera alla betalningar och synkronisera data till Bokio.

  • Exportera rapporter för moms och skatt direkt från Bokio.

• Standardisera Fakturor:

  • Anpassa fakturor i GoHighLevel för att följa svenska momsregler och exportera dessa till Bokio.

5. Kontinuerlig Optimering

• Testa Integrationer:

  • Kontrollera att alla flöden fungerar genom att simulera transaktioner.

• Planera för Skalning:

  • Dokumentera arbetsflöden för att enkelt kunna anpassa processerna när företaget växer.

Finns Det en Direkt Integration Mellan Stripe och Bokio?

Ja, Bokio erbjuder en integration där Stripe kan läggas till som betalningsmetod på fakturor. När en kund betalar via Stripe bokförs betalningen automatiskt i Bokio. Detta eliminerar behovet av manuell hantering och skapar en smidig lösning för både betalningar och bokföring.

Så här gör du:

1. Skapa en faktura i Bokio.

2. Välj Stripe som betalmetod.

3. När kunden betalar bokförs försäljningen automatiskt.

Sammanfattning

Genom att koppla samman Bokio, Stripe och Inkomstportalen skapar du en effektiv arbetsstruktur där betalningar och bokföring hanteras sömlöst. Med hjälp av verktyg som Zapier eller Make kan du bygga avancerade integrationsflöden som sparar tid och ökar noggrannheten. En korrekt uppsatt automatisering ger dig möjligheten att arbeta helt i Inkomstportalen, samtidigt som Bokio tar hand om redovisningen.

-Steg För Steg-

Steg 1: Skapa ett konto hos Stripe och Bokio

1. Registrera dig på Stripe:

   • Gå till Stripe och skapa ett konto om du inte redan har ett.

   • Ange dina företagsuppgifter och verifiera kontot.

2. Registrera dig på Bokio:

   • Besök Bokio och skapa ett konto.

   • Fyll i din företagsinformation och konfigurera bokföringsinställningarna.

Steg 2: Aktivera Stripe i Bokio

1. Logga in på Bokio:

   • Gå till inställningarna för fakturering i Bokio.

   • Välj "Aktivera betalningsmetoder" och klicka på Stripe.

2. Koppla ditt Stripe-konto:

   • Följ anvisningarna för att logga in på ditt Stripe-konto.

   • Ge Bokio behörighet att hantera betalningar via Stripe.

Steg 3: Skapa fakturor med Stripe som betalningsalternativ

1. Skapa en faktura i Bokio:

   • Gå till fliken "Fakturor" och klicka på "Skapa ny faktura."

   • Fyll i kundinformation, artiklar/tjänster och belopp.

2. Lägg till Stripe som betalningsmetod:

   • I betalningsalternativen väljer du Stripe.

   • Skicka fakturan till kunden via e-post eller som PDF.

3. Betalning från kund:

   • När kunden betalar via Stripe, registreras betalningen automatiskt i Bokio.

Steg 4: Automatisera bokföringen

1. Matcha betalningar automatiskt:

   • Bokio registrerar och matchar betalningar från Stripe med dina fakturor.

   • Bokföringsposter skapas automatiskt baserat på transaktionerna.

2. Moms och rapporter:

   • Bokio räknar ut moms och genererar rapporter baserat på dina inkomster.

   • Du kan ladda ner rapporter för deklaration och momsredovisning.

Steg 5: Kontrollera och optimera flödet

1. Testa betalningsflödet:

   • Skicka en testfaktura till dig själv och gör en betalning via Stripe.

   • Verifiera att betalningen bokförs korrekt i Bokio.

2. Automatiserade påminnelser:

   • Om en kund inte betalar i tid, kan du aktivera påminnelser direkt från Bokio.

Tips för full automation

• Använd Zapier eller Make för att integrera fler system om du exempelvis vill exportera data från GoHighLevel till Bokio.

• Skapa återkommande fakturor för prenumerationer eller andra regelbundna tjänster i Bokio

- För Den som tänker AB -

1. Bokföringskrav i AB jämfört med enskild firma

• Dubbel bokföring: Aktiebolag är alltid skyldiga att använda dubbel bokföring, medan enskilda firmor med låg omsättning kan använda förenklad redovisning. Detta påverkar hur transaktioner importeras och hanteras i Bokio.

• Balansräkning och årsredovisning: För aktiebolag är det obligatoriskt att upprätta en balansräkning och årsredovisning enligt K3- eller K2-regelverket. Därför måste alla ekonomiska händelser bokföras korrekt och detaljerat.

Automatisering i Bokio för AB

• Bokio stödjer dubbel bokföring, vilket passar för aktiebolagets behov. När transaktioner importeras från Stripe måste dessa bokföras mot rätt konton för att säkerställa korrekt balans- och resultatrapportering.

• Moms och skatter hanteras något annorlunda i ett AB, då momsrapportering och företagsskatt ska bokföras separat.

2. Hantering av lön och utdelning

Ett aktiebolag måste hantera lön för ägare och anställda, samt skilja lön från utdelningar. Detta tillför extra komplexitet jämfört med enskild firma.

Automatisering av lön i Bokio

• Använd Bokios lönefunktion för att automatisera löneutbetalningar och arbetsgivaravgifter. Stripe kan integreras för att synka fakturor och inkomster, vilket hjälper Bokio att beräkna rättvisa löner baserat på omsättning och skatter.

• Vid utdelning: Utdelningar hanteras som eget kapital och måste bokföras separat. Detta kräver manuella justeringar om inte specifika verktyg används.

3. Moms och skattehantering

Aktiebolag har striktare krav på moms- och skattehantering än enskilda firmor. Momsredovisningen behöver vara exakt, särskilt om Stripe används för internationella transaktioner.

Så hanterar du moms automatiserat

• Stripe och moms: Säkerställ att Stripe korrekt debiterar och registrerar moms vid varje transaktion. Detta kan variera beroende på om försäljningen sker inom eller utanför EU.

• Bokio och moms: Bokio genererar automatiska momsrapporter, men du måste granska att Stripe-transaktioner kategoriseras rätt för att undvika fel i momsredovisningen.

4. Integration av Stripe och Bokio för AB

Precis som för enskilda företag kan du använda Stripe som betalningsplattform och koppla den till Bokio via integrationer. Här är de extra stegen för AB:

• Kategorisering av intäkter och kostnader: I ett aktiebolag måste du vara noggrann med hur intäkter från Stripe kopplas till rätt konton i Bokio (t.ex. 3010 för försäljning inom Sverige, 3045 för försäljning inom EU utan moms).

• Internt lån från Stripe: Eftersom Stripe ofta för över pengar i klumpsummor behöver du bokföra Stripe som en mellanhandskonto (t.ex. konto 1680) innan beloppen matchas i Bokio.

5. Fördelar och Nackdelar med Automatisering för AB

Fördelar

• Minskad administrativ börda tack vare automatiserade flöden.

• Förbättrad överblick av företagets ekonomi med korrekt dubbel bokföring.

• Möjlighet att växa verksamheten med skalbar automation.

Nackdelar

• Större komplexitet i moms- och skattehantering.

• Fler krav på korrekta löne- och utdelningsuträkningar.

Rekommenderat arbetsflöde för AB

1. Stripe för betalningar:

   • Integrera Stripe med Inkomstportalen för att hantera försäljningar och prenumerationer.

2. Synka med Bokio:

   • Använd Zapier eller Make för att automatiskt föra över Stripe-transaktioner till Bokio.

   • Skapa rätt bokföringsregler i Bokio för att hantera moms, löner och resultatrapportering.

3. Rapportering och uppföljning:

   • Generera moms- och årsredovisningsrapporter direkt i Bokio.

Sammanfattning

Automatisering fungerar utmärkt även för aktiebolag, men kräver större noggrannhet på grund av de högre krav som ställs på bokföring, lönehantering och skatteberäkningar. Genom att integrera Bokio, Stripe och Inkomstportalen med hjälp av verktyg som Zapier eller Make kan du effektivisera processerna och säkerställa en korrekt redovisning.

Vill du skapa ett arbetsflöde som är skräddarsytt för ditt aktiebolag? Tveka inte att testa integrationer eller ta hjälp av en expert!

!! OBS Detta är ett Utkast från chatGPT 4.o !!

Skapade detta för att jag själv har intresset av informationen! (sparar det här för den som är intresserad av liknande lösning)